Hướng dẫn thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh là một thủ tục pháp lý quan trọng trong quá trình điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp. Thủ tục này được thực hiện theo quy định tại Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 72 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT và Điều 5 Thông tư số 47/2019/TT-BTC.Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình và những lưu ý cần thiết khi doanh nghiệp thực hiện việc chấm dứt hoạt động của các đơn vị phụ thuộc nói trên.1. Trình tự thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh1.1. Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chínhTrước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp hoặc đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) cần hoàn tất nghĩa vụ thuế và đăng ký với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đơn vị đó đặt trụ sở. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ chuyển thông tin đến Cơ quan thuế. Trong vòng 2 ngày làm việc, Cơ quan thuế có trách nhiệm phản hồi về việc đơn vị đã hoàn thành nghĩa vụ thuế. Nếu không có phản hồi từ chối của Cơ quan thuế trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật tình trạng chấm dứt hoạt động của đơn vị phụ thuộc trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đồng thời ban hành Thông báo chính thức về việc chấm dứt hoạt động. Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài: doanh nghiệp cần tuân thủ quy định pháp luật của nước sở tại. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp phải gửi Thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính tại Việt Nam.1.2. Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộngNgười nộp hồ sơ đăng nhập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kê khai thông tin, tải các văn bản điện tử, ký xác thực bằng chữ ký số công cộng và thanh toán lệ phí. Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống sẽ cấp Giấy biên nhận hồ sơ điện tử cho người nộp. Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động và gửi thông báo kết quả cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ phản hồi và yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.1.3. Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanhNgười nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, đính kèm văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ trên hệ thống. Trong trường hợp nộp hồ sơ thay mặt theo ủy quyền, văn bản ủy quyền cần thể hiện rõ thông tin liên hệ của người ủy quyền để phục vụ việc xác minh. Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, hệ thống sẽ cấp Giấy biên nhận điện tử. Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành xử lý và cấp thông báo về việc chấm dứt hoạt động nếu hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, cơ quan đăng ký sẽ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ qua mạng.2. Cách thức thực hiệnViệc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh có thể được thực hiện thông qua một trong các phương thức sau:Đăng ký trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở của đơn vị phụ thuộc; Đăng ký qua dịch vụ bưu chính, gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh theo địa chỉ phù hợp; Đăng ký qua mạng thông tin điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, bằng cách sử dụng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh.Người thực hiện thủ tục có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.Hướng dẫn thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh3. Thành phần hồ sơTùy theo từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh như sau:3.1. Trường hợp chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong nướcHồ sơ bao gồm:Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh (theo Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT); Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của:Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh; Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; Chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.3.2. Trường hợp chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh trong nướcChỉ cần nộp:Thông báo về việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh (theo Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).3.3. Trường hợp chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoàiHồ sơ gồm:Thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài (theo Phụ lục II-21 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).Ủy quyền thực hiện thủ tụcNgười có thẩm quyền ký văn bản đề nghị chấm dứt hoạt động có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể:Trường hợp ủy quyền cho cá nhân: Hồ sơ phải kèm theo văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức: Hồ sơ cần có:Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp và tổ chức làm dịch vụ; Giấy giới thiệu của tổ chức cho cá nhân thực hiện thủ tục; Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được giới thiệu. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị bưu chính công ích: Cần nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ (theo mẫu của doanh nghiệp bưu chính), có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký hồ sơ. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị bưu chính không phải công ích: Thực hiện tương tự như trường hợp ủy quyền cho tổ chức nêu trên.Dưới đây là phiên bản đã gộp các mục từ 4 đến 11 thành 4 mục chính, rút gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung quan trọng, phù hợp để đăng lên website hoặc sử dụng trong tài liệu hướng dẫn:4. Hồ sơ và mẫu biểu cần nộpSố lượng hồ sơ: 01 bộ.Thành phần hồ sơ:Trường hợp trong nước:Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (Phụ lục II-20 ban hành theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của cơ quan quản lý doanh nghiệp theo loại hình công ty (nếu là chi nhánh, văn phòng đại diện). Trường hợp ở nước ngoài:Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-21).Biểu mẫu áp dụng:Phụ lục II-20: Chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong nước. Phụ lục II-21: Chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài.Lệ phí: Miễn.5. Thời hạn giải quyết và kết quảTrong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông tin từ Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế có trách nhiệm phản hồi về việc hoàn tất nghĩa vụ thuế của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật trạng thái chấm dứt hoạt động trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nếu không có ý kiến phản hồi từ cơ quan thuế, và ra Thông báo chấm dứt hoạt động. Trường hợp chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ở nước ngoài, thông tin được cập nhật trong 03 ngày làm việc từ ngày nhận thông báo.Kết quả nhận được: Thông báo chấm dứt hoạt động và thông tin cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.6. Cơ quan và đối tượng thực hiệnCơ quan thực hiện: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố. Đối tượng thực hiện: Tổ chức và cá nhân có nhu cầu chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.7. Điều kiện thực hiện thủ tụcDoanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc phải hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động. Doanh nghiệp có chi nhánh bị chấm dứt hoạt động phải:Tiếp tục chịu trách nhiệm với các hợp đồng còn hiệu lực, Thanh toán các khoản nợ, bao gồm nợ thuế, Giải quyết đầy đủ quyền lợi hợp pháp của người lao động theo quy định.Câu hỏi liên quan1. Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh gồm những gì? Trả lời:Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước: cần nộp Thông báo chấm dứt hoạt động (Phụ lục II-20) kèm theo nghị quyết/quyết định và biên bản họp của chủ sở hữu hoặc cơ quan quản lý công ty. Đối với địa điểm kinh doanh: chỉ cần Thông báo theo mẫu II-20. Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài: sử dụng mẫu Thông báo II-21.2. Thời gian xử lý hồ sơ chấm dứt hoạt động là bao lâu? Trả lời:Trong vòng 02 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi về nghĩa vụ thuế. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật trạng thái chấm dứt hoạt động nếu không có ý kiến phản đối từ cơ quan thuế. Đối với chi nhánh/văn phòng đại diện ở nước ngoài, thời hạn cập nhật là 03 ngày làm việc.3. Có phải nộp lệ phí khi thực hiện thủ tục này không? Trả lời:Không. Thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí theo quy định hiện hành.